Schimbarea codurilor CAEN nu atinge de la sine autorizațiile unei firme, dar nici nu le lasă neapărat neschimbate. Verificarea se împarte în trei timpi: înainte de depunere se compară codurile propuse cu autorizările deținute, în timpul procedurii se ține o evidență a răspunsurilor primite, iar după soluționare se verifică documentele noi. Fiecare etapă are un responsabil clar.
Împărțirea pe etape urmează ghidurile de pe actualizareonrc.ro, site dedicat trecerii la CAEN Rev.3 și operat de ADISAF SRL, furnizor privat, neafiliat ONRC. Subiectul interesează în special firmele din comerț, construcții, transport și alimentație publică, unde activitatea depinde de documente eliberate de alte autorități decât registrul comerțului.
Principiul: clasificarea nu ține loc de autorizare
Codul CAEN este un instrument de clasificare. Autorizațiile, avizele și atestările sunt cerute de acte normative speciale și sunt eliberate de autorități specifice fiecărui domeniu. Înscrierea unei clase în registru nu le înlocuiește. Cele două planuri se întâlnesc totuși la actualizare, pentru că unele documente de autorizare pot menționa codul sub care este încadrată activitatea.
Contextul explică de ce tema a devenit actuală. În comunicatul din 1 octombrie 2026, ministrul Economiei a arătat că în comerț, construcții, transporturi și IT trecerea este mai complexă și că uneori trebuie actualizate și autorizațiile. Tranziția a fost prelungită prin HG nr. 788/2026, astfel că data-limită este 1 aprilie 2027 potrivit ONRC, iar Ministerul Economiei a comunicat 25 martie 2027.
Înainte de depunere: autorizări, apoi coduri, apoi cerere
Ordinea recomandată de site este contraintuitivă pentru cine vrea să scape repede de formular: întâi autorizările, apoi codurile, abia la urmă depunerea. Motivul este simplu. O clasă aleasă în grabă și înscrisă în registru se corectează printr-un nou demers, în timp ce o întrebare pusă din timp autorității emitente nu cere decât răbdare.
Verificarea dinaintea depunerii are patru mișcări:
- se pregătește lista codurilor Rev.3 propuse, pornind de la certificatul constatator și de la tabelul de corespondență;
- fiecare cod se caută pe caen.onrc.ro, portalul „Autorizările CAEN” al ONRC;
- rezultatul se compară cu autorizările pe care firma le deține deja;
- autoritatea emitentă este întrebată dacă autorizarea rămâne valabilă pentru activitatea încadrată la noul cod.
Ultimul pas este sărit frecvent, deși numai autoritatea care a eliberat documentul poate spune ce se întâmplă cu el.
Trei situații, după soarta codului
Ce are firma de verificat depinde de tipul schimbării. La un cod păstrat, autorizarea nu este, în principiu, afectată. Rămâne totuși de văzut dacă sfera clasei s-a lărgit, fiindcă unele clase cu număr neschimbat primesc în Rev.3 activități venite din alte coduri.
La un cod recodificat, activitatea este aceeași, dar numărul se schimbă. Aici poate apărea o neconcordanță formală, dacă documentul de autorizare menționează codul vechi. O firmă ipotetică de taxi pleacă de la 4932 și ajunge la 4933; activitatea ei nu s-a modificat, însă hârtiile pot purta numere diferite până la clarificare.
La un cod împărțit, lucrurile se leagă strâns. Un restaurant cu vechiul 5610, luat tot ca exemplu ipotetic, are de ales între 5611 și 5612, iar alegerea variantei și verificarea autorizării se fac împreună, nu pe rând. Varianta se stabilește după activitatea reală, apoi se confirmă cu autoritatea emitentă situația autorizărilor pentru acea activitate.
În timpul procedurii: un registru intern și dovezi cu dată
Verificările făcute pe fugă se uită. Site-ul recomandă un registru intern al autorizărilor, cu șase coloane: codul Rev.3, activitatea, autorizarea, autoritatea emitentă, valabilitatea și acțiunea de întreprins. Un tabel simplu, ținut de administrator sau de contabil, este suficient.
La fel de utilă este păstrarea dovezilor: capturile din portal și răspunsurile primite de la autorități, fiecare cu dată. Portalurile se actualizează, iar o captură arată ce informație era disponibilă în ziua verificării. Pentru o firmă de transport sau de construcții cu mai multe activități reglementate, dosarul acesta devine memoria întregului proces și scutește echipa de a reface aceleași căutări peste câteva luni.
Cât despre cerere, la actualizarea exclusivă ea cuprinde doar activitatea principală, cu clasa și denumirea din Rev.3, în Anexa 2a pentru societăți sau în Anexa 2b pentru PFA, II și IF. Cererile se soluționează în ordinea înregistrării, iar ONRC a semnalat întârzieri, așa că perioada de așteptare poate fi folosită pentru completarea registrului intern.
După soluționare: documentele noi și împărțirea răspunderii
Odată înregistrată mențiunea, firma verifică documentele noi și le compară cu lista pregătită la început. Tot acum se reiau, dacă este cazul, discuțiile cu autoritățile emitente despre documentele în care apare codul vechi.
Rolurile sunt împărțite limpede. Firma răspunde de realitatea activităților declarate. Autoritățile emitente decid dacă autorizările rămân valabile. ONRC înregistrează mențiunea și emite noul certificat. Niciunul dintre cei trei nu îi poate înlocui pe ceilalți, motiv pentru care o întrebare despre valabilitatea unei autorizații nu se adresează registrului, iar una despre formular nu se adresează autorității de domeniu.
Ce nu promite nimeni și unde sunt detaliile
Materialele site-ului nu enumeră autorizații concrete pe coduri și nu descriu ce se întâmplă dacă verificarea lipsește, cu precizarea că sursele oficiale consultate nu detaliază aceste aspecte. Calendarul de verificare în patru săptămâni propus acolo este orientativ, o formă de organizare, nu un termen oficial. Pașii, cele trei situații și modelul de registru sunt descrise în ghidul despre autorizări și coduri CAEN înainte de depunere.
Pentru partea de coduri, convertorul și auditul de pe actualizareonrc.ro rulează în browser, fără cont, pe date INSSE. Firmele care vor sprijin găsesc pe actualizareonrc.ro serviciile de actualizare și de consultanță pentru alegerea codurilor, prestate online; ADISAF coordonează administrativ, iar documentația juridică este elaborată și asumată de un cabinet de avocat colaborator. Răspunsul privind valabilitatea unei autorizații vine însă, de fiecare dată, de la autoritatea care a emis-o.
