Diferența dintre un audit de sistem și un audit de proces se vede în primele cincisprezece minute. Auditorul de sistem întreabă unde este procedura. Auditorul de proces se duce la utilaj și întreabă operatorul ce face dacă piesa iese în afara limitei. Prima întrebare testează documentația. A doua testează realitatea.
VDA 6.3 este standardul german de audit de proces, folosit de constructorii auto și de furnizorii lor de rang întâi pentru a evalua capabilitatea unui furnizor. Nu este o certificare. Este o evaluare cu punctaj, cerută înainte de nominalizare, la lansarea unui produs nou sau atunci când performanța unui furnizor existent se deteriorează.
Structura pe elemente și logica din spate
Standardul acoperă șapte elemente, numerotate de la P1 la P7, care urmăresc produsul de la ofertă până la satisfacția clientului.
- P1 — analiza potențialului, aplicată furnizorilor noi, înainte de a li se atribui un proiect. Se face separat și are propriul punctaj.
- P2 — managementul proiectului: cine conduce, ce resurse există, cum se urmăresc termenele și escaladările.
- P3 — planificarea dezvoltării produsului și procesului: dacă cerințele clientului au fost traduse corect în specificații și dacă riscurile au fost identificate din timp.
- P4 — realizarea dezvoltării: dacă planul a fost efectiv executat, cu validări, cu loturi de probă și cu dosarul de aprobare complet, adică exact ceea ce se documentează în dosarul PPAP cerut înainte de aprobarea seriei.
- P5 — managementul furnizorilor: selecție, evaluare, dezvoltare, controlul materialelor achiziționate.
- P6 — analiza procesului de producție, inima auditului, cu aproximativ jumătate din întrebări.
- P7 — service, satisfacția clientului: reclamații, analize de câmp, acțiuni corective.
P6 este structurat pe șase subcapitole care urmează un traseu fizic prin fabrică: intrarea materialului, fluxul și logistica internă, personalul, mijloacele de producție, transportul și manipularea, analiza defectelor și îmbunătățirea. Auditorul merge efectiv pe acest traseu, iar întrebările se pun acolo unde se desfășoară activitatea, nu în sala de ședințe.
Punctajul și de ce poate cădea totul dintr-o singură întrebare
Fiecare întrebare primește 0, 4, 6, 8 sau 10 puncte. Nu există note intermediare, iar saltul de la 4 la 6 este cel mai disputat: 6 înseamnă conformitate cu abateri minore, 4 înseamnă conformitate parțială cu riscuri majore. Din punctajele individuale se calculează grade pe subelemente și un grad general al conformității.
Rezultatul se încadrează în trei clase. A înseamnă peste 90 la sută, furnizor capabil. B înseamnă între 80 și 90 la sută, capabil condiționat, cu plan de acțiuni. C înseamnă sub 80 la sută, necapabil, iar consecința practică este blocarea nominalizărilor noi până la reauditare.
Ceea ce surprinde furnizorii aflați la primul audit sunt regulile de downgrade. Anumite situații trag clasificarea în jos indiferent de media generală: orice întrebare notată cu zero, un subelement sub 70 la sută, sau lipsa dovezilor pentru cerințe legale și de siguranță. Se poate ajunge la clasa C cu o medie aritmetică de 88 la sută. Media nu te salvează.
Pregătirea care chiar contează
Pregătirea inteligentă nu înseamnă un maraton de scris proceduri în ultima săptămână. Înseamnă trei lucruri, făcute din timp.
Primul: parcurgi singur traseul P6, cu chestionarul în mână, ca și cum ai fi auditor extern. Te oprești la fiecare post și verifici trei chestiuni banale — dacă documentul de la post este în revizia curentă, dacă piesele neconforme au un loc identificat și încuiat, dacă aparatul de măsură de acolo are eticheta de etalonare valabilă. Aceste trei verificări elimină o proporție semnificativă din constatările tipice.
Al doilea: pregătești oamenii, nu textele. Auditorul VDA discută cu operatorul, nu cu inginerul de calitate. Operatorul trebuie să poată spune ce produce, care sunt caracteristicile critice, ce face când apare un defect, unde pune piesa suspectă și pe cine anunță. Dacă răspunsul lui contrazice instrucțiunea afișată la doi metri, discuția se încheie prost, indiferent cât de bine este scrisă instrucțiunea.
Al treilea: verifici coerența verticală pe un singur reper, ales la întâmplare. Cerința clientului, desenul, FMEA, planul de control, instrucțiunea de lucru, înregistrarea de la ultimul schimb. Trebuie să spună același lucru despre aceeași caracteristică. Auditorii experimentați fac exact acest exercițiu și găsesc, aproape întotdeauna, o verigă ruptă. Aceeași logică de pregătire, aplicată la scară mai largă, este descrisă în articolul despre cum se pregătește o fabrică pentru un audit de certificare extern.
Ultimul sfat este de ordin practic. Nu ascunde problemele cunoscute și nu improviza răspunsuri. Un furnizor care spune deschis că are o problemă la un anumit post, arată analiza pe care a început-o și termenele asumate, pierde câteva puncte la întrebarea respectivă. Un furnizor prins că prezintă o situație care nu se confirmă în hală pierde încrederea auditorului pentru tot restul zilei, iar asta se resimte în fiecare notă care urmează.
