O oprire în trafic pentru control durează zece minute dacă documentele sunt în ordine și poate bloca marfa o zi întreagă dacă nu sunt. Diferența nu ține de noroc, ci de o listă pe care fiecare expeditor ar trebui să o aibă afișată în biroul de expediție și pe care șoferul ar trebui să o parcurgă înainte de a ieși pe poartă.
Documentele care însoțesc un transport se împart, în esență, în patru familii: cele care spun ce se transportă, cele care spun cine transportă, cele care atestă vehiculul și cele care se cer doar în situații speciale. Confuzia apare frecvent între primele două, pentru că responsabilitatea de a le emite cade pe părți diferite.
Documentele mărfii
Pentru un transport intern, actul de bază este avizul de însoțire a mărfii, atunci când marfa circulă fără factură — de exemplu între două puncte de lucru ale aceleiași societăți, către un depozit terț sau la retur. Când transportul este însoțit de factură, aceasta poate ține locul avizului, cu condiția să conțină toate elementele necesare identificării transportului.
Pentru transportul internațional, documentul consacrat este scrisoarea de trăsură CMR, întocmită în baza convenției cu același nume. Este mai mult decât o formalitate: CMR-ul este dovada contractului de transport și baza oricărei reclamații ulterioare privind lipsurile sau avariile. Rubrica de rezerve, cea în care destinatarul notează la descărcare ce nu corespunde, decide practic cine plătește paguba. Un CMR semnat fără rezerve închide, în majoritatea cazurilor, discuția în favoarea transportatorului.
La acestea se adaugă, în funcție de marfă, declarația de conformitate, certificatul de calitate al lotului, specificațiile tehnice sau fișa cu date de securitate. Ele nu sunt cerute de poliția rutieră, dar sunt cerute de beneficiar, iar lipsa lor produce exact același efect practic: marfa stă în poartă.
Obligația de raportare electronică
Pentru anumite categorii de bunuri considerate cu risc fiscal ridicat, legislația din România impune declararea prealabilă a transportului în sistemul național RO e-Transport și obținerea unui cod UIT, care trebuie să însoțească transportul și să poată fi prezentat la control. Regulile privind categoriile de bunuri, pragurile valorice și de greutate, precum și tipurile de transport vizate au fost modificate de mai multe ori, așa că verificarea condițiilor în vigoare la data expedierii este o etapă obligatorie, nu una opțională. Un cod obținut pentru o cantitate care nu mai corespunde realității din camion este, din punctul de vedere al controlului, la fel de problematic ca lipsa lui.
Ce ține de transportator și de vehicul
A doua familie de documente atestă dreptul de a efectua transportul.
- Copia conformă a licenței comunitare, pentru transportul rutier contra cost cu vehicule peste limita de tonaj prevăzută de reglementări.
- Certificatul de competență profesională al conducătorului auto, pentru transportul de marfă profesionist.
- Cardul de tahograf al șoferului și diagramele sau înregistrările pe perioada prevăzută de regulament, alături de foile de parcurs, acolo unde sunt utilizate.
- Documentele vehiculului: certificatul de înmatriculare, inspecția tehnică periodică valabilă, asigurarea de răspundere civilă, rovinieta.
- Asigurarea de răspundere a transportatorului — CMR pentru internațional — care nu se cere la control, dar pe care orice expeditor serios o verifică înainte de a încărca.
A treia categorie, cea a situațiilor speciale, cuprinde certificatul ADR pentru mărfuri periculoase, împreună cu instrucțiunile scrise pentru conducătorul auto; certificatul ATP pentru transporturile de produse perisabile sub temperatură controlată, însoțit de înregistrările termografului; autorizația specială de transport pentru depășiri de gabarit sau de masă; și documentele veterinare sau fitosanitare pentru mărfurile de origine animală ori vegetală.
Unde se rupe lanțul, în practică
Cele mai multe probleme nu vin din documente lipsă, ci din documente inconsecvente. Cantitatea de pe aviz diferă de cea din CMR, pentru că s-a încărcat o paletă în plus în ultimul moment. Numărul de înmatriculare din declarația electronică este al camionului care trebuia să vină, nu al celui care a venit efectiv. Adresa de descărcare din documente este sediul social al clientului, în timp ce marfa merge la un depozit din altă localitate.
Fiecare dintre aceste neconcordanțe are aceeași cauză structurală: documentul se emite într-un moment și încărcarea se termină în altul, iar între cele două momente nu există nicio verificare. Fabricile care au eliminat problema au introdus un pas simplu — un control final la rampă, în care persoana care închide camionul confruntă fizic ce este în remorcă cu ce scrie pe hârtie și semnează pentru asta. Este același principiu de disciplină operațională care face diferența și în modul în care se organizează logistica unei fabrici între transport intern și extern.
Merită menționat și aspectul arhivării. Documentele de transport se păstrează, iar în cazul unui litigiu comercial sau al unui control fiscal, exemplarul cu semnătura de primire este singura dovadă că marfa a ajuns. Un CMR fotografiat cu telefonul și pierdut pe un grup de mesagerie nu ține loc de exemplar original. Companiile care mută marfă zilnic ajung, mai devreme sau mai târziu, să scaneze totul într-un registru electronic organizat pe număr de comandă — nu din exces de zel, ci pentru că prima dată când au avut nevoie de un document de acum optsprezece luni au înțeles cât costă căutarea lui.
